Le département Information médicale

Chef de service : Dr Shirley Gervolino
Praticien hospitalier – médecin : Dr Sébastien Mabon

Secrétariat

Tél. : 20 95 81

Le département d’Information médicale

Apparue en 1989 et mise en place au CHT dès 1994, l’information médicale est exercée par les médecins du DIM (département d’Information Médicale). 
Le DIM gère les données de santé des patients, y compris les données personnelles. À ce titre, il assure le respect des règles de confidentialité, sous l’autorité du directeur et du président de la Commission médicale d’établissement (CME), et 
le codage de l’information médicale (organisation, traitement, conservation des données et interprétation des résultats). Le DIM est également en charge de la sécurisation des informations liées à l’identité du patient, ce que l’on nomme l’identito-vigilance.

Le DPI, dossier patient informatisé
DX Care a été lancé en 2010 avec quelques services pilotes, et déployé largement un an plus tard. Le CHT a fait le choix d’un outil complet, de la prise de rendez-vous à la
 prescription intégrée, de l’entrée du patient jusqu’à sa sortie ; ce qui permet à tous les acteurs du parcours d’intervenir rapidement et efficacement – secrétaires médicales, médecins, infirmiers, kinés, sages-femmes, etc. Cet outil est un atout pour la continuité des soins et la sécurité du patient et permet d’éviter de façon optimale les erreurs, les pertes ou les éparpillements de données.

Les règles de conservation des dossiers médicaux

• Les dossiers médicaux sont conservés 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans un établissement comme le CHT ou de la dernière consultation externe.
• Lorsque la durée de conservation légale (20 ans) d’un dossier médical s’achève avant le 28^e anniversaire du patient, la conservation est prorogée jusqu’à cette date.
• Dans tous les cas, si le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l’établissement de santé, le dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès. 
En Nouvelle-Calédonie, en l’absence de textes spécifiques, on applique le cadre légal métropolitain. Quant à la destruction des archives, passés les délais légaux, elle obéit à une procédure très stricte à laquelle sont notamment associées les Archives territoriales qui peuvent conserver certaines données à des fins d’étude historique. Cela étant, la lecture d’un dossier médical par des tiers n’est autorisé qu’après un délai de 150 années consécutives au décès de la personne concernée !

Les peines prévues par la loi
La loi de mars 2002 est venue préciser les peines encourues, comme suit : 
le fait d’obtenir ou de tenter d’obtenir la communication des informations médicales d’un patient ou la révélation d’une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire soit par état ou par profession, soit en raison d’une fonction ou d’une mission temporaire, sont punis d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros (environ 179 000 F) d’amende.

L’équipe du DIM
Pour gérer l’ensemble de ses missions, le DIM est composé de :
• 2 médecins
• cadre de santé
• 3 techniciennes (pour 4 postes) pour le PMSI (Programme de médicalisation des système d’information)
• 1 technicien exclusivement dédié à l’identito-vigilance
• 3 secrétaires et 2 manutentionnaires pour les 
archives
• 3 référents infirmiers et 2 référents secrétaires pour le DPI